תכנון משרדים הוא תהליך חשוב המהווה הזדמנות משמעותית לחברה. עיצוב המשרד מאפשר למגיעים אליו ללמוד על האופי שלו, ועל האופי של הנמצאים בו. ידוע שהדברים חשובים במיוחד עבור גיוס לקוחות חדשים, אולם זה ממש לא נעצר שם. אז איך עושים את זה נכון?
איך נראה תהליך התכנון ובאיזה שלב כדאי לפנות למתכנן משרדים?
מתכנן משרדים מקצועי יכול לייעץ ולעזור בכל אחד משלבי הבנייה, אך עבודתו בפועל מתחילה לאחר סיום שלב הבניה הראשוני, כאשר כל קומה מכילה תשתיות בסיסיות בלבד. מתכנן המשרד ידאג לבצע עבודות גימור, עבודות ריצוף, חשמל, עיצוב, ריהוט ולמעשה כל מה שדרוש כדי להפוך חלל עם ארבע קירות למשרד מעוצב, מרשים ונעים.
כדאי מאוד לפנות למתכנן משרדים כבר בשלב ראשוני בבנייה, וזאת כדי לשמוע אם יש לו עצות חשובות להמשך הדרך.
הליך התכנון עצמו כולל מפגש תיאום ציפיות בו הלקוח יערוך סיור עם אנשי המקצוע בנכס, יספר מה חשוב לו, וישמע מה הדרך היעילה והמדויקת ביותר לעשות זאת. בהתאם לבקשת הלקוח, מתכנן המשרדים יוכל לעבוד עם אדריכל לבקשתו, או לסייע במציאת אדריכלים מקצועיים ואמינים מניסיונו הקודם.
ליווי אישי מההתחלה ועד הסוף:
הליך תכנון משרדים טוב כולל עבודה בשיתוף פעולה מלא מההתחלה ועד הסוף. ראשית יבוצע אפיון לצרכי המשרד. חשוב מאוד להבין שעיצוב המשרד לא משפיע רק על לקוחות חדשים, אלא גם עוזר בשימור עובדות ועובדים ובמשיכת נשות ואנשי מקצוע חדשים. בעולם מקצועי תחרותי כמו היום, ונוכח מחקרים רבים המראים שגובה השכר אינו חזות הכל, לאופיו ועיצובו של המשרד יש משמעות אדירה על היכולות שלו להחזיק בעובדים הטובים ביותר.
באפיון יינתן משקל משמעותי גם לאופי הלקוחות הרלוונטי. האפיון יכלול מחקר ותכנון מקדים בנוגע לאלמנטים שכדאי שהמשרד יכלול, בהתאם למה שחשוב לו לשדר. בין היתר יסוכם על אופן הקצאת שטחים לעבודה, לוגיסטיקה ופנאי. בסוף השלב הראשון יגובש הקונספט שילווה את המשך העבודה.
בהמשך יוגדרו תקציב ולוח זמנים, יבוצע תכנון מפורט לחלוקה הפנימית אשר יכלול התייחסות מפורטת לריהוט, תאורה, מערכות חשמל, תקשורת ועוד. חשוב לדעת שבכל נקודה הלקוח יכול לבחור אם הוא רוצה לרכוש ישירות את האלמנטים למשרד, או להיעזר במתכנן המשרדים עבור זה.
השלב התכנוני ייתן מקום גם לבקשות מיוחדות הרלוונטיות לעיסוקו של הלקוח. כך למשל במרבית המקרים משרדי עורכי דין מבקשים לתכנן ספרייה מיוחדת ומרשימה, ואילו חברות הייטק לרוב מעדיפות להשקיע באלמנטים עיצוביים חדשניים המשדרים מסר שעולה בקנה אחד עם המוצר.
לאחר שלבי התכנון והאישור יתחילו שלבי הביצוע והבניה
בשלב זה ייבחרו החומרים המתאימים לתכנון העיצובי ולצרכים הפונקציונליים כפי שהוגדרו. המתכנן יסייע בבחירת החומרים בכפוף לצרכים ולמגבלות התקציב שאושרו בשלב הראשון. בנוסף, מתכנן המשרדים ידאג לכימות החומרים שנבחרו על פי התכנית, להזמנתם ולעבודה מול הספקים.
בנקודה זו כדאי מאוד לשים לב שמדובר בצוותים שהמפקח מכיר ישירות, או אף טוב יותר, שהוא מעסיק בעצמו. זאת בכדי להקטין את הסיכוי לתוצאות לא רצויות עקב מעורבות מוגברת של צדדי ג'. בבנייה עצמה המתכנן יפקח על העבודות בשטח, וידאג לביצוע הפרויקטים על פי התוכניות המפורטות.
בדיקה סופית ומסירה
בשלב האחרון יבוצעו בדיקות סופיות של המבנה ושל המערכות על מנת לוודא התאמה לדרישות ולתוכניות. אחריהן, ימסרו המפתחות וניתן יהיה להשתמש בנכס. מתכנן המשרדים יסייע בהתאמות ראשוניות על פי צרכים נוספים שיעלו, ויהיה זמין במידת הצורך למתן עזרה ולליווי העובדים בהסתגלות למרחב החדש ובפתרון בעיות ככל ויעלו.
כמובן שלאורך כל ההליך מזמין השירות יהיה מוזמן לבקר בנכס, להתרשם, ולחוות את דעתו על אופן הביצוע, על מנת שכל התאמה שתידרש תוך כדי תנועה תקבל את המענה הטוב ביותר.
אם תרצו לראות איך נראה תהליך תכנון המשרדים מתחילתו ועד סופו, תוכלו לעשות זאת כאן.
לאיזה סוגי חברות השירות מתאים?
אחרי עבודה עם כל כך הרבה לקוחות מסוגים שונים, ניתן להגיד שכמעט כל חברה שעוברת למשרד חדש זקוקה לשירות כזה: חברות הייטק, משרדי עורכי דין, חברות פיננסים, ביטוחים, מותגי יופי ועוד. חשבו על עצמכם בכניסה לבית חדש למגורים, כאשר אין רצפה, כשהקירות מחוספסים ולא נעימים למגע וכשעוד אין ריהוט ונקודות חשמל. ברור שלא ניתן לגור בבית כזה, והדבר דומה מאוד גם כאשר מדובר במשרד.
ניתן לשרטט טווח מסוים בהתאם לגודל המשרדים הצפוי, כאשר עבור חברות שיושבת על שטחים שבין 2500 ל-7500 מ"ר השירות הוא בגדר חובה, ואילו עבור לקוחות בטווח שבין 1000 ל-2500 מ"ר מדובר בדבר רצוי מאוד.
למה חשוב לשים לב בבחירת מתכנן משרדים?
בחירת מתכנן משרדים היא אחת ההחלטות הקריטיות בהליך, משום שזו הדמות שהולכת להיות אחראית על הפקת הפרויקט מתחילתו ועד סופו. לכן חשוב לוודא שיש לו את הכישורים הדרושים, ואת הגישה והמחשבה השירותית הדרושה בכדי להבטיח לכם את התוצאה הטובה ביותר.
אז איך בוחרים נכון?
- ראשית מבינים מה אתם צריכים: עוד לפני תחילת החיפוש, חשוב שתבינו עם עצמכם מה חשוב לכם. על מה אתם חולמים במשרדכם החדש, מה היו רוצים העובדים שלכם, באיזה תקציב מדובר ובאיזה היקף של שטח. אחרי כל אלו, ניתן יהיה להתחיל לחפש איש מקצוע.
- חשוב למצוא מישהו שמדבר את השפה שלכם: הליך התכנון כולל שרטוטים מסורבלים, ירידה לפרטים קטנים ויכולת גזירת משמעויות גבוהה. כל אלו קשים עד בלתי אפשריים לאנשים חסרי ניסיון שאינם מהתחום, ולכן חשוב שיהיה מי שידע להסביר ולפשט עבורכם את הדברים כדי שתוכלו גם אתם להבין את השיח במהלך אישור תכניות העבודה וביצועה.
- מקצוען אמיתי ומנוסה: נסו למצוא אנשים שעבודותיהם הקודמות זמינות לכם. כך תוכלו לראות ולהתרשם מהתוצאות, ותוכלו לקבל מושג טוב יותר לגבי התוצאה הצפויה מההליך.
- קיימו פגישת היכרות: היות ומדובר בהליך ארוך ומשמעותי כל כך לחברה שלכם, קיימו פגישת היכרות במהלכה תבחנו האם יש חיבור ביניכם לבין איש המקצוע שאיתו אתם בקשר. נסו לשתף ולהתייעץ על האפשרויות, ולדמיין איך תראה התוצאה הסופית שתשיגו יחד.
סיכומו של דבר
בסופו של יום, אם אתם מעוניינים ליצור את הרושם הנכון על הלקוחות שלכם, וכן על העובדות והעובדים שלכם, חשוב מאוד שתהיה אצלכם הרגשה נעימה במשרד. חשבו על העובדים שלכם כשהם חוזרים הביתה, ומספרים למשפחתם על המקום שהם עובדים בו, חשבו כמה טוב זה עושה להם להתגאות בכך שיש להם את התנאים הטובים ביותר בשוק.
בדומה, חשבו על לקוח שנכנס למשרד ומוקסם ממה שהוא רואה. זוהי דרך בלתי אמצעית לשלוח לו מסר של רצינות ושל הצלחה, אשר צפויה לגעת גם בו ברגע שישכור את שירותכם.
בדומה ללבוש שלכם כשאתם מגיעים לעבודה, נראות המשרד היא הכלי ליצירת רושם ביחס לשירותים ולחברה שלכם. לכן כאשר מדברים על מעבר למשרד חדש או על עיצוב מחדש של משרד קיים, כל חברה חייבת לדאוג שמלווה אותה איש מקצוע שירותי ואמין, אשר יבטיח שכל הליך תכנון המשרדים יבוצע על הצד הטוב ביותר, כך שישיג את התוצאה הטובה ביותר.
אגם שקד תכנון וביצוע פרוייקטים
אגם שקד תכנון וביצוע פרוייקטים היא חברה המתמחה בביצוע עבודות תכנון וגמרים למשרדים חדשים. בין לקוחות החברה הרבים ניתן למצוא פירמות מובילות מהשורה הראשונה של נותני השירותים בישראל. החברה מנוהלת על ידי קבלן רשום, מעסיקה עובדים בעלי ניסיון של עשרות שנים, וידועה בזכות השירות האדיב ורמת הגימור הבלתי מתפשרת שלה.
אנו מזמינים אתכם להתייעץ ולהכיר, על מנת שיחד נגרום לחזון שלכם להתממש.